La cartera que ya se cobró

Microsip decía que le debían seis millones y medio de pesos, repartidos en 386 facturas abiertas. Con ese número se arman las llamadas, se presiona a los vendedores y se decide a quién no se le vuelve a surtir.

El número estaba mal. No por un error de cálculo: por un hueco entre cómo cobra la gente y cómo registra el sistema.

Varios clientes pagan en efectivo#

Cuando alguien paga en efectivo, el cobro se anota en un recibo de papel. Ese recibo tiene que llegar a alguien que lo capture y lo aplique contra la factura correcta. En la práctica muchas veces no llega: se queda en una carpeta, en una camioneta, en el cajón de quien cobró.

El dinero entró. La factura sigue abierta. Y desde adentro de Microsip esas dos cosas son indistinguibles de un cliente que simplemente no ha pagado.

No existe una casilla que diga "esto ya se cobró y nadie lo anotó". Pero las fechas sí lo dicen.

Los pagos se aplican de lo más viejo a lo más nuevo#

Es la costumbre universal de la cobranza: cuando un cliente paga, lo primero que se salda es lo que lleva más tiempo debiendo. Nadie liquida la factura de esta semana mientras deja abierta la de hace un año.

De ahí sale la pregunta que resuelve todo:

¿Hay facturas viejas abiertas de un cliente que ya liquidó facturas más nuevas?

Si un cliente pagó lo de junio y lo de marzo, pero lo de hace dos años sigue abierto, ese cliente no es moroso. Ese cobro entró por fuera y nadie lo registró.

Qué salió al aplicarlo#

La regla partió la cartera en dos mitades que se atienden de forma completamente distinta:

Un tercio de lo que la empresa creía tener por cobrar ya estaba en su caja. Y llevaba meses sin moverse: los mismos 116 renglones aparecían idénticos en los cortes de mayo, junio y julio. Nadie los había tocado porque nadie sabía que había algo que tocar.

Los nombres confirmaron el método#

La parte que convenció no fue la proporción: fue quiénes eran. Los mayores sospechosos comparten un rasgo — son personas físicas facturadas al RFC genérico de público en general. Exactamente el perfil de quien paga en efectivo.

Uno de ellos tenía una factura abierta desde hacía 728 días, y un pago aplicado hacía 618. Entre esas dos fechas hay un recibo que nunca llegó al sistema.

Por qué importa más que el dinero#

Ese tercio no es dinero nuevo: ya estaba en la caja. Lo que cambia es a quién se llama mañana.

Cobrarle a alguien que ya pagó cuesta más que el saldo. Cuesta la relación, cuesta la credibilidad de quien llama, y cuesta el tiempo que no se está dedicando a los que sí deben. Por eso el resultado se presenta antes de la lista de cobranza y no dentro de ella: primero hay que saber a quién no llamar.

El sistema no estaba mintiendo. Estaba contestando bien una pregunta que nadie le había hecho con cuidado.

Qué hicimos#

No lo dejamos como hallazgo: se volvió un detector que corre solo.

La consulta se registró contra la base de Microsip —Firebird— y escribe cada sospecha en una tabla de discrepancias que el portal lee. La pantalla de cartera dejó de mostrar una lista y muestra dos: la que se persigue por teléfono y la que solo hay que capturar.

Con un detalle que importa: el reproceso actualiza la detección pero nunca pisa la decisión. Si alguien marcó un renglón como resuelto, ese estado sobrevive a la siguiente corrida. Un detector que borra el criterio de quien opera se deja de usar en una semana.

Cómo replicarlo#

No requiere un proyecto. Si tu empresa cobra algo en efectivo, la revisión cabe en una tarde:

1. Saca las facturas abiertas con su fecha y el saldo real —lo facturado menos lo aplicado—, no el saldo que el sistema le atribuye al cliente. Casi siempre son números distintos.
2. Por cada cliente, encuentra la fecha de la última factura que sí liquidó por completo. Es una columna más.
3. Marca toda factura abierta anterior a esa fecha. Ésa es la lista.

La regla completa cabe en unas líneas. Ésta es la forma, con los nombres cambiados:

-- Por cada cliente: la fecha del ultimo cargo que SI quedo saldado.
ultimo_liquidado(cliente) = MAX(fecha) WHERE saldo <= 0

-- Sospechoso: sigue abierto y es mas viejo que un pago posterior.
SELECT cliente, folio, saldo, fecha
FROM   cargos_abiertos c
WHERE  c.saldo > 0
  AND  c.fecha < ultimo_liquidado(c.cliente)
ORDER  BY saldo DESC

No es una acusación ni una certeza: es una hipótesis con evidencia.

Una nota de método: nunca lo presentamos como "cobrado". La pantalla dice probablemente, y quien conoce al cliente decide si aplica el pago o si de verdad lo cobra. La diferencia no es cortesía — es lo que permite que quien opera confíe en el resto de los números.