El turno existía por el tecleo

«Se turnan para trabajar. La primera tiene dos horas, luego la siguiente, luego la tercera.»

Así nos describieron el proceso. Suena a problema de coordinación: un archivo compartido, tres personas, hay que organizarse. La solución obvia sería un archivo que aguante edición simultánea.

Sería la solución equivocada.

Lo que dijo el historial de versiones#

Dropbox guarda cada versión de un archivo con quién la guardó y cuándo. Es un dato que nadie puso ahí a propósito y que describe el trabajo mejor que cualquier entrevista.

En 22 días, sobre cinco libros de captura: 168 guardados, de tres personas.

Diez de esos 22 días tuvieron relevo dentro del mismo archivo. Un día cualquiera se ve así:

09:46   persona A   abre y captura
11:17   persona B   toma el archivo
14:36   persona C   cuatro guardados seguidos
17:37   persona A   cierra el día

Y una tarde concreta: 37 guardados en 57 minutos. Uno cada minuto y medio.

Esa cadencia no es revisar. Es teclear.

El turno no era el problema. Era el síntoma.#

Si el trabajo son dos horas de captura, el archivo tiene que estar bloqueado dos horas, y entonces hay que turnarse. El turno es una consecuencia, no una causa.

Por eso arreglar el turno —un archivo colaborativo, un calendario, una regla de quién entra cuándo— no habría cambiado nada. Habrían seguido tecleando las mismas dos horas, ahora sin chocar.

Quitas la captura y el turno se disuelve solo. Nadie tiene que negociar nada.

Cuánto de eso era transcripción#

Medimos el origen de cada carácter capturado, contra el PDF del que se copia: el 90% ya venía escrito en el documento. No era criterio, era transcripción.

Y el tiempo medible dentro de los archivos —contando solo los guardados encadenados, que es un piso— dio unas 20 horas al mes en el libro más pesado.

Qué hicimos#

Partir el mes en semanas. Los 250 renglones mensuales se reparten muy parejo: 62, 43, 42, 48, 40. A quince segundos por renglón son trece minutos por semana; aun a treinta, media hora. Contra 250 de un jalón, no se parece.

Los cortes van por día del mes —1 al 7, 8 al 14— y no por lunes: así un movimiento cae siempre en la misma semana sin depender de en qué día cayó el primero.

Y medir el después con el mismo instrumento. El historial de versiones que reveló el problema es el que va a decir si mejoró. Mismo método antes y después; si no baja, lo decimos.

Lo que nos llevamos#

Un proceso que parece de coordinación puede ser de captura disfrazada. Y hay una forma barata de saberlo sin preguntarle a nadie: mirar cada cuánto guarda la gente. Guardar cada minuto y medio durante una hora no es trabajar con un documento — es llenarlo.

El dato estaba ahí, nadie lo había puesto a propósito y nadie lo había mirado nunca.